Wer schreibt da — und was ist offen?
Im August hat der Posteingang gelernt, sich selbst aufzuräumen: Newsletter, Werbung und Rechnungen erledigen sich auf Wunsch von allein. Übrig blieb das, was wirklich dich braucht — und da setzt dieser Schritt an. Der Posteingang weiß jetzt, wer schreibt und was diese Person offen hat.
Vorgänge statt Kontakte
Bisher war eine Zeile ein Kontakt: alles, was eine Person je geschrieben hat, lag auf einem Haufen. Jetzt ist die Arbeitseinheit der Vorgang — Kontakt plus Betreff. Terminverlegung und Rechnungsfrage derselben Person stehen als zwei Zeilen nebeneinander, jede mit eigenem „Erledigt". Wer antwortet, hakt den Vorgang automatisch ab.
Die Kunden-Akte dockt rechts an
Der Knopf Kunde in der Aktionszeile holt die komplette Kundenkarte rechts neben die Mail — mit denselben Reitern wie auf der Personenseite. Der Posteingang bleibt dabei offen: kein Wegnavigieren, kein verlorener Faden.
Der Posteingang fragt, statt still zu raten
Früher legte der Posteingang bei unbekannter Absenderadresse still eine neue Person an. Schrieb ein Kunde von seiner zweiten Adresse, entstand ein Doppelgänger — und mit ihm eine leere Akte ohne Rechnungen und Termine. Jetzt steht über der Mail eine ruhige Zeile mit Vorschlag und Begründung. Entschieden wird von Hand.
- Nur erklärbare Treffer: gleiche Adresse, gleiche Rufnummer, gleicher voller Name. Rollen-Adressen wie info@ zählen nicht als Merkmal — und ab drei Kandidaten schweigt der Vorschlag.
- Person zuordnen, jederzeit: Über „Person zuordnen" suchst du eine bestehende Person, legst eine neue als Interessent, Kunde, Lead oder Lehrer an oder löst die Verknüpfung wieder.
- Weitere Adressen merken: Eine Zweitadresse hinterlegst du mit eigener Bestätigung an der Akte — künftige Mails dieser Adresse landen dann von allein richtig.
Aufgaben und KI-Empfehlungen
Aus jeder Mail wird mit einem Klick eine Aufgabe: Titel, Notiz, Fälligkeit mit Schnellwahl, im Reiter Aufgaben. Sie merkt sich Person, Betreff und Anhänge und überlebt jedes spätere Aufräumen; die Mail geht auf „wartend".
Alle 15 Minuten bewertet die KI außerdem jeden offenen Vorgang und empfiehlt den nächsten Schritt — erledigt, Aufgabe, antworten oder weiterleiten, mit Begründung. Neu ist, dass sie die Kundenlage kennt: Termine, offene Rechnungen und angenommene Anrufe. Ein telefonisch geklärtes Anliegen kippt so auf „erledigt". Der Antwort-Entwurf schlägt echte freie Termine samt Buchungslink vor.
Der Rest des Alltags
- Warte-Radar: Jede Zeile zeigt, wie lange der Absender auf Antwort wartet — ab drei Tagen gelb, ab sieben rot, und sie rutscht nach oben.
- Sammel-Aktionen: Zeilen abhaken und über „Für N ausgewählte" gemeinsam einordnen, verschieben, weiterleiten oder löschen; Newsletter gehen mit „N abmelden" in einem Zug.
- Zurück aus dem Spam: „Kein Spam — in den Eingang" holt eine Mail zurück, schiebt sie im echten Postfach wieder in die INBOX und vergisst die gemerkte Absender-Regel.
- Belege ohne Handgriff: Rechnungen bekannter Absender werden automatisch gesichert — die E-Rechnungs-XML zählt als vollwertiger Beleg — und die Mail wandert ins Archiv.
- Unterlagen beim Kunden: Anhänge siehst du in der Vorschau an und legst sie mit „Beim Kunden ablegen" in die Dokumente der Person.
So funktioniert's
Alles lebt unter Posteingang im Admin-Bereich; die Reiter heißen Posteingang, Belege, Aufgaben und Automatik — der Automatik-Bericht zeigt, was von selbst passiert ist, samt Weg zurück. Die Aktionszeile über der Mail ist überall dieselbe: Erledigt · Aufgabe · Antworten · Weiterleiten · Kunde.